Czym kierować się w trakcie wyboru i zmiany biura rachunkowego?
Wybór, a także późniejsza zmiana biura rachunkowego, to dla każdej firmy duże wyzwanie. Dzieje się tak głównie ze względu na mnogość zagadnień i obowiązków, jakie powierzane są tym firmom. Rzetelnie prowadzona księgowość pozwoli skupić się na rozwijaniu i prawidłowym działaniu biznesu, z tego względu warto dokładnie przeanalizować oferty i wybrać najlepsze biuro.
Ryzyko związane z niewłaściwym wyborem biura rachunkowego
Ciągłe zmagania z mało rzetelnym biurem księgowym, to duże obciążenie w sytuacji prowadzenia własnej działalności. Dlaczego? Otóż korzystanie z usług nawet najlepszego biura nie jest wytłumaczeniem ani usprawiedliwieniem dla nieprawidłowego prowadzenia rachunków. Przyczyną tej sytuacji jest fakt, iż biura rachunkowe to tylko pełnomocnicy, wykonujący swoje obowiązki w imieniu zleceniodawcy. Wszelkie błędne obliczenia oraz niewłaściwa dokumentacja leży zatem de facto po stronie firmy, która zleca usługi księgowe. Zaufanie, jakim obdarza się prowadzącego księgi rachunkowe, jest zatem duże. Warto więc dokładnie przeanalizować ofertę biura księgowego, zwłaszcza jeśli konkurencja jest tak duża jak np.w Warszawie.
Decydując się na tego typu usługi, warto więc zwrócić uwagę na kilka czynników:
Rozmiar biura rachunkowego
Duża firma zapewni specjalizację, komplementarność usług, a niejednokrotnie także wychodzenie poza standardowe ramy księgowości. Jednak klienci dużych biur rachunkowych często muszą zmierzyć się z anonimowością oraz rozproszoną odpowiedzialnością, która może wywoływać chaos. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czego potrzebujemy, jaki rodzaj usług najlepiej spełni nasze oczekiwania, a także jakiej pomocy oczekujemy od biura. Dopiero po dogłębnej analizie tych wyznaczników można podjąć swobodną decyzję. Duże biura księgowe niejednokrotnie mają swoje siedziby w największych miastach – w Warszawie, Krakowie czy Wrocławiu. Jednak w każdej dzielnicy tych miast, funkcjonują także mniejsze firmy, które łatwiej odnaleźć, typując interesującą nas okolicę. Dla przykładu, jeśli poszukujemy mniejszej agencji, warto skupić się na biurach rachunkowych w Warszawie Śródmieściu.
Lokalizacja
O wyborze biura księgowego często decyduje jego miejsce – znacznie chętniej wybieramy biura w pobliżu miejsca zamieszkania lub siedziby firmy. Ułatwia to komunikację, gdyż pozwala na spotkania twarzą w twarz i umożliwia zaoszczędzenie czasu, związanego z przekazaniem niezbędnych dokumentów. Niestety, niewielka odległość nie jest jednocześnie wyznacznikiem dobrej jakości. Zwłaszcza w dużych miejscowościach, jak Warszawa lub Kraków, gdzie nasycenie tego typu firm jest znacznie większe niż w mniejszych miastach, często wybór najbliższego biura przysporzy więcej problemów niż korzyści. W takiej sytuacji warto przeanalizować ofertę księgowości dla firm w naszej dzielnicy. Przykładowo - dla Warszawy - biur rachunkowych zlokalizowanych w Śródmieściu.
Cena i zakres odpowiedzialności
W tym wypadku należy być szczególnie uważnym i kierować się następującym założeniem. Księgowość nie jest branżą sezonową, a decydując się na pomoc biura rachunkowego nie zakładamy, że usługi danego przedsiębiorstwa będą świadczone tylko przez kilka miesięcy w roku. Z tego względu należy szczególnie uważać na promocje, sezonowe obniżki i rabaty. Zaniżanie kosztów prowadzenia księgowości to praktyka, która może mieć na celu zdobycie klienta, ale już nie jego kompleksową obsługę. Przed podpisaniem umowy należy więc dokładnie przeanalizować cennik biura księgowego. Decydując się na podpisanie umowy, warto także zwrócić uwagę na zakres odpowiedzialności, jakie proponuje nam biuro oraz reprezentację przed urzędami. Ograniczony i zaniżony cennik księgowego może być bowiem przyczyną do twierdzenia, że umowa nie obejmuje żadnej odpowiedzialności za błędy, a w większości urzędów będziemy musieli pojawiać się osobiście. Oczywiście cennik biura rachunkowego w Warszawie może różnić się od tego, oferowanego przez firmę księgową z niewielkiej miejscowości. Warto mieć to na uwadze, jednak nie należy tylko od lokalizacji uzależniać swojej decyzji.
Niejednokrotnie zdarza się, że o nawiązaniu współpracy decyduje przypadek – zasłyszana pozytywna opinia, przyciągająca uwagę reklama lub bliska lokalizacja. Wybór dobrego biura rachunkowego to jednak skomplikowany proces, który powinien opierać się o kompromis i analizę wielu propozycji. Zbędne dodatki mogą być próbą odciągnięcia uwagi od braków firmy. Wybór biura księgowego należy więc dobrze przemyśleć.
Jeśli spodobał Ci się nasz artykuł, zapoznaj się z innymi treściami: