W jakiej formie biuro rachunkowe powinno przekazać księgi klientowi, który rezygnuje ze współpracy w zakresie prowadzenie ksiąg rachunkowych z biurem księgowym?
Ustawa o rachunkowości nie wskazuje jednoznacznie w jaki sposób powinno wyglądać przekazanie przez biuro księgowe ksiąg rachunkowych, po rezygnacji z usług księgowych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednakże sposób przekazania ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe powinno zostać uregulowane w umowie na prowadzenie ksiąg rachunkowych pomiędzy biurem księgowym a kontrahentem.
Przepisy
Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r (Dz. U. z 2014 r. poz. 121), strony umowy na świadczenie usług księgowych mogą dowolnie porozumieć się w tej kwestii pod warunkiem, że taki stosunek nie będzie sprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Tak więc obszar przekazywania przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych będzie w dużej mierze zależał przed wszystkim od zakresu usług księgowych, świadczonych przez biuro księgowe. Prowadzenie ksiąg rachunkowych ma miejsce bowiem na podstawie zawartej umowy na prowadzenie pełnej księgowości.
Jakie dokumenty należy przekazać?
Zgodnie z przepisami zawartymi w umowie na prowadzenie ksiąg rachunkowych, biuro rachunkowe powinno przekazać klientowi sprawozdanie finansowe oraz wszelkie informacje, dane finansowe niezbędne do przejęcia ksiąg rachunkowych.
Co do zasady, biuro rachunkowe powinno więc przekazać swojemu kontrahentowi wszelkie niezbędne dokumenty księgowe, inne dokumenty przekazane przez klienta w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wszelkich rozliczeń księgowo - podatkowych, sporządzonych na podstawie zawartej umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro księgowe.
Przekazanie dokumentacji rachunkowej kontrahentowi powinno zostać udokumentowane protokołem, który powinien być podpisany przez biuro księgowe, świadczące usługi księgowe oraz przez klienta.
Ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych
Jednocześnie w przypadku przekazania ksiąg rachunkowych przez księgowość, należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tym celu należy przejąć stosowane przez jednostkę zasady rachunkowości, tzw. „ politykę rachunkowości”. Zawarte tam zasady należy stosować przez cały rok obrotowy.
Naturalnie, należy liczyć się z tym, że księgi rachunkowe prowadzane przez biuro rachunkowe mogą być prowadzane przy pomocy różnych programów finansowo - księgowych, jednakże w przypadku przejęcia ksiąg rachunkowych należy zachować ciągłość przyjętych zasad przez jednostkę.
Na czym polega prowadzenie ksiąg rachunkowych przy pomocy programów finansowo-księgowych?
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe polega przede wszystkim na dokonywaniu w księgach rachunkowych przez pracownika biura księgowego określonych zapisów w księgach rachunkowych jednostki w sposób zorganizowany i ciągły oraz ich grupowaniu. Takie wyjaśnienie zostało zaprezentowane przez Komitet Standardów Rachunkowości. Z kolei księgi rachunkowe to zbiory wielu zapisów księgowych, sald, obrotów, sald syntetycznych i analitycznych.
W art. 13 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. zostało jasno określone jakie elementy powinny zawierać księgi rachunkowe i jakie wymagania powinny spełniać oprogramowania finansowo-księgowe stosowane przez biura rachunkowe do prowadzenia pełnej księgowości. Podmioty gospodarcze powinny zatem tak zorganizować dział rachunkowości, aby możliwe było wyodrębnienie obszarów narzuconych do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Używany przez biuro księgowe program finansowo-księgowy powinien umożliwiać generowanie wszelkich możliwych wydruków z ksiąg rachunkowych, potwierdzeń sald, innych zapisów księgowych.
Generalnie, klient biura rachunkowego powinien mieć możliwość swoich rozliczeń podatkowych zgodnie z przyjętą zasadą ciągłości, dlatego biuro rachunkowe powinno przekazać wszystkie dokumenty dotyczące jednostki, przechowywane również na nośnikach elektronicznych.
Kiedy biuro rachunkowe może odmówić wydania dokumentów?
Nie zawsze biuro rachunkowe jest zobligowane wydać kopię bazy danych klienta, chyba że sama umowa na prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarta z biurem rachunkowym zobowiązuje do przekazania takiej bazy klientowi. Należy bowiem mieć na uwadze, że zbiory bazy danych utworzone przez biuro księgowe mogą spełniać cechy utworu, zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Decydując się zatem na współpracę z biurem rachunkowym warto dowiedzieć się w jaki sposób prowadzi ono księgowość oraz zwrócić uwagę na zapisy w umowie.
Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, zajrzyj także tutaj: