Księgowość w systemach informatycznych. Funkcjonowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w biurze rachunkowym
Na jakich zasadach funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów w biurze księgowym z wykorzystaniem kodów kreskowych?
W coraz większym stopniu spotykamy są w systemach elektronicznego obiegu dokumentów księgowych kody kreskowe, które znacząco ułatwiają kontrolę dokumentów księgowych przez biuro rachunkowe, ich identyfikację oraz odnalezienie w systemie przez pracownika księgowości.
Czym jest kod kreskowy?
Kod kreskowy jest identyfikatorem, w którym zawarte są informacje na temat ścieżki, jaką przeszedł dany dowód księgowy. Jest to graficzna forma zakodowanych danych liczbowych w postaci pasków. Każdy dokument zawierający kod kreskowy może być łatwo kontrolowany przez biuro rachunkowe przy pomocy dobrze zintegrowanego systemu informatycznego i odpowiednich urządzeń.
Od czego zaczyna się ten proces?
- Proces obiegu dokumentów księgowych w systemach wykorzystujących kody kreskowe rozpoczyna się zazwyczaj poprzez naniesienie kodu kreskowego na dokument księgowy oraz jego zeskanowanie.
- Po zeskanowaniu dokumentów systemy informatyczne przetwarzają je na postać elektroniczną - oznaczenie dokumentu księgowego kodem kreskowym daje możliwość łatwego odnalezienia dokumentu w systemie finansowo-księgowym, za pomocą czytnika kodów kreskowych.
- System automatycznie rozpoznaje kod kreskowy na zeskanowanym dokumencie i przyporządkowuje go do właściwego opisu.
Program pozwala kontrolować na bieżąco wszystkie dokumenty. Osoba upoważniona w każdej chwili może uzyskać do nich wgląd oraz zapoznać się z ich statusem. Dotyczy to także dokumentów archiwizowanych.
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów w biurze księgowym sprawdza się lepiej, niż tradycyjne rozwiązania?
Dzięki zastosowaniu kodów kreskowych, proces związany z księgowaniem można ułatwić i przyspieszyć. Znalezienie odpowiednika elektronicznego wersji papierowej dokumentu usprawnia pracę i gwarantuje, że dokument nie zgubi się. W kodzie można także zapisać treści dotyczące samego dokumentu księgowego, co pozwala na jego odtworzenie przez biuro rachunkowe w przypadku, gdyby sam dokument uległ zniszczeniu.
Jeśli szukasz biura rachunkowego, które stosuje elektroniczny obieg dokumentów, skontaktuj się ze specjalistami z warszawskiej Kancelarii Accountant lub zapoznaj się z cennikiem naszych usług.
Zaciekawił Cię nasz artykuł? Przeczytaj pozostałe: